Getting Things Done – 03 – Le GTD au quotidien

Ce billet est le troisième d’une série d’articles sur la méthode Getting Things Done (GTD) et sa mise en pratique.

Maintenant que nous connaissons les grands principes de la méthode Getting Things Done et les outils utilisés, voyons à quoi pourrait ressembler une journée type.

 

Tout au long de la journée

Tout au long de la journée, vous allez collecter des informations de différentes sources : courriers, e-mails, communications téléphoniques, nouvelles idées…

  • Empilez tous les documents papier (courriers, feuilles volantes sur lesquels vous avez noté des idées, etc.) dans une bannette.
  • Dans la mesure du possible, téléchargez tous les fichiers (glossaires trouvés sur Internet, logiciels, etc.) dans un seul et même dossier de votre ordinateur.
  • Laissez tous vos e-mails dans votre boîte de réception, à l’exception de ceux que vous ne garderez pas et que vous pouvez supprimer immédiatement. Je vous conseille de ne pas utiliser de filtres pour classer automatiquement les messages dans certains dossiers (à l’exception des listes de diffusion, éventuellement), afin de ne pas risquer d’en oublier.

Tous les soirs

Le traitement

À la fin de votre journée de travail, traitez vos différentes « boîtes de réception » : bannette, e-mails, fichiers téléchargés.

  • Prenez le premier document en haut de votre bannette et traitez tous les documents un par un jusqu’à ce que la bannette soit vide. Ne laissez absolument rien sur votre bureau ni dans votre pile.
    • Notez les tâches nécessaires dans votre liste de tâches, classez les documents de référence et planifiez les projets (voir le premier billet). N’hésitez pas à absolument tout noter, même les tâches les plus triviales.
  • Traitez les fichiers téléchargés de la même manière.
  • Enfin, videz votre boîte e-mail de la même manière.

Exemples concrets

Voici quelques exemples concrets tirés de mon expérience personnelle :

E-mail de commande contenant les fichiers à traduire

  • Je crée le projet dans mon logiciel de gestion, prépare les fichiers et range la conversation dans un dossier de mon logiciel de messagerie (un dossier par projet).

Demande de devis à laquelle j’ai répondu dans la journée

  • Je suis en attente d’une confirmation du client.
  • La conversation va dans un dossier « En attente » (à consulter régulièrement pour relancer les interlocuteurs qui n’auraient pas répondu).

Contribution sur une liste de diffusion contenant des informations intéressantes

  • Je consigne les informations dans mon carnet de notes Evernote et je supprime le message.

E-mail d’un client demandant des documents

  • Je ne peux pas répondre tout de suite car je dois demander le document à un organisme.
  • Je planifie le projet dans ma liste de tâches :
      1. Demander document X à organisme
      2. En attente : document X
      3. Envoyer le document X à client Y
  • Je classe la conversation dans le dossier client correspondant dans ma messagerie (un dossier par client). Je sais ainsi où retrouver les e-mails quand j’aurai à y répondre.

E-mail nécessitant une réponse rapide (auquel je ne pourrai répondre que le lendemain matin, par exemple)

  • Je ne laisse pas l’e-mail dans la boîte de réception : je note une tâche « Répondre à X concernant Z » dans ma liste de tâches pour le lendemain et je classe l’e-mail dans le dossier approprié.

 

À la fin de la journée, votre boîte e-mail, votre bannette et votre bureau doivent être vides.

Vraiment, j’insiste : il est primordial que votre boîte de réception soit vide quand vous éteignez votre ordinateur le soir.

Une boîte de réception, comme son nom l’indique, n’est pas une boîte de classement. Après tout, vous ne laissez pas votre courrier s’empiler dans votre boîte aux lettres, n’est-ce pas ?

Si vous appliquez ce principe, vous gagnerez très rapidement en tranquillité d’esprit. Vous aurez d’une part le sentiment d’avoir « bouclé » réellement votre journée, et la satisfaction d’ouvrir votre logiciel de messagerie sur une boîte vide (ou contenant seulement de nouveaux messages) tous les matins.

Raton laveur
Ce raton laveur est bien détendu car il vide sa boîte e-mail tous les soirs

Le planning du lendemain

Certes, établir chaque jour un planning pour le lendemain ne fait pas partie des recommandations GTD. Mais une entorse à la règle ici ou là ne fait pas de mal, tant que cela vous convient.

Chaque soir, je note sur un cahier tout ce que je dois faire le lendemain : projets de traduction (nombre de mots à traduire/relire), rendez-vous, mais aussi toutes les tâches personnelles. Il est en effet inutile de séparer totalement vie professionnelle et vie personnelle, car au cours d’une journée, vous allez forcément intercaler des tâches personnelles entre des tâches professionnelles, surtout si vous travaillez à domicile. [ref]Que celui ou celle qui n’a jamais lancé une lessive pendant les heures de travail me jette la première pierre.[/ref]

Après avoir évalué le temps que toutes ces tâches prioritaires doivent me prendre, je choisis des actions dans ma liste de tâches (prochaines actions de mes projets en cours en fonction des objectifs[ref]La question des objectifs sera traitée dans le prochain billet.[/ref] que je poursuis actuellement).

Toute la difficulté étant de savoir évaluer au plus près le temps nécessaire à chaque tâche, et si possible ne pas rencontrer trop d’imprévus… Si les imprévus vous angoissent, vous pouvez bien entendu prévoir une heure « libre » pour les gérer.

Une fois par semaine

Tous les vendredis après-midi (ou tout autre jour correspondant à votre fin de semaine), vous devriez consacrer du temps au passage en revue de votre liste de tâches et des tâches en attente :

  • cochez les tâches que vous avez réalisées et que vous n’auriez pas encore cochées ;
  • supprimez les tâches qui n’ont plus lieu d’être ;
  • ajoutez les nouvelles tâches et nouveaux projets qui vous viennent à l’esprit (mindsweep) ;
  • modifiez la priorité de certaines tâches, etc.

Si vous avez défini certains objectifs à court, moyen et long terme, vous pouvez également en contrôler l’avancement.

Cette revue hebdomadaire permet de garder un système complet et fiable. Sans la certitude de pouvoir se fier à 100 % à votre système, vous ne pourrez pas tirer tous les avantages de la méthode.

Tous les mois

Réalisez tous les mois un passage en revue plus approfondi de vos objectifs et projets en cours : déterminez leur avancement et rectifiez votre liste de tâches en conséquence.

Conclusion

Deux principales difficultés se poseront certainement à vous :

  • trouver le temps nécessaire à l’organisation et à la planification des tâches : en ce qui me concerne, entre 15 et 30 minutes tous les soirs pour le traitement des différentes boîtes de réception et une bonne heure toutes les semaines pour le passage en revue ;
  • rester méthodique sur le long terme. Si vous vous rendez compte que vous n’arrivez pas à réaliser rigoureusement le passage en revue hebdomadaire (par exemple si vous partez souvent en week-end le vendredi soir ou si vous avez toujours de nombreuses livraisons ce jour-là), essayez de trouver un créneau plus calme un autre jour de la semaine.

Dans le prochain billet, nous aborderons la vaste question des objectifs et de l’intérêt de se fixer des axes directeurs à court, moyen et long terme. Vous pouvez en attendant consulter le reste de la série sur la méthode GTD ou entamer la discussion dans les commentaires !

Les autres articles de la série

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